Receprionist(e)

Utrecht
Posted 7 days ago

Mensen hebben de vrijheid om eigen keuzes te maken op het gebied van seksualiteit en reproductieve gezondheid, met respect voor de rechten van anderen, binnen een ondersteunende samenleving. Rutgers verbindt onderzoek, praktijk en lobby. Ons werk kenmerkt zich door een inclusieve en activistische benadering van seksuele vorming, verbeterde toegang tot anticonceptie en veilige abortus en de preventie van seksueel geweld. Hierbij ligt onze focus op mensen tot 30 jaar. Rutgers is actief in 18 landen. Onze organisatie wordt gevormd door 120 gepassioneerde professionals in Nederland en Indonesië. De waarden openheid, gelijkwaardigheid en duurzaamheid zijn leidend in al onze activiteiten. Rutgers is op korte termijn (uiterlijk 21 augustus, of zoveel eerder als mogelijk) op zoek naar een RECEPTIONIST(E) 32 uur per week, vacaturenummer 2019-06

Functie-inhoud

Als receptionist bij Rutgers ben je werkzaam in een zeer boeiende, dynamische en internationale omgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en voor interne collega’s. Je doet samen met jouw collegareceptionist de receptiewerkzaamheden, waarbij ieder ook zijn eigen verantwoordelijkheden heeft. Naast twee receptionisten, bestaat het team uit vijf projectsecretaresses. Het team wordt aangestuurd door de manager Algemene Zaken. Gezien de huidige bezetting zijn de werkdagen maandag tot en met donderdag, indien nodig incidenteel op vrijdag.

Taken

Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor:

  • Gastvrij, hartelijk en correct ontvangen en te woord staan van bezoekers.
  • Correcte telefoonbehandeling; snel, vriendelijk en correct doorverbinden van binnenkomende gesprekken.
  • Beheer van de receptie en handhaven orde en netheid.
  • Plannen en noteren van afspraken en reserveringen.
  • Inrichten van vergaderzalen en faciliteiten hiervoor verzorgen.
  • Technische ondersteuning van en uitleg geven over apparatuur; zoals beamer en presentatieschermen. Hulp bij kleine verhuizingen van apparatuur, oplossen van kleine printerproblemen etc.
  • Postbehandeling; ook het regelen van koeriersdiensten e.d.
  • Op verzoek printen en inbinden van materialen.

Daarnaast heb jij, net zoals je collega-receptionist, eigen verantwoordelijkheden:

  • Voorraadbeheer van kantoorartikelen, communicatieproducten, visitekaartjes en de webshop.
  • Voorraadruimte beheren en overzichtelijk houden.
  • Bijhouden van de intranetpagina’s.
  • Verantwoordelijk voor alles rondom vaste telefonie.
  • Eenvoudige secretariële werkzaamheden.

Wij vragen

Wij zoeken een enthousiaste en proactieve collega, met aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met werken op een receptie of een facilitaire afdeling. Je hebt oog voor logistieke processen en bent in staat om die vorm te geven en te beschrijven. Je bent altijd op zoek naar mogelijkheden om de dienstverlening en processen van de receptie te verbeteren en neemt hierin het initiatief.

Overige functie-eisen: • Servicegericht en klantvriendelijk.

  • Zelfstandig en oplossingsgericht.
  • Aantoonbare computervaardigheden (Word/Excel/Outlook).
  • Affiniteit met ICT en andere technische zaken.
  • Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal (Frans is een pré).
  • Communicatief sterk en met overtuigingskracht.
  • Flexibel en stressbestendig: In staat zijn om meerdere taken tegelijk uit te voeren en om te werken in een hectische werkomgeving.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een aanstelling voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging met nog een jaar. Voor deze functie is de CAO-GGZ van toepassing. De salariëring bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring bij een 36-urige werkweek minimaal €1.843,= en maximaal € 2.599,= bruto per maand (FWG-schaal 35).

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Anita van Ekris, manager Algemene Zaken, bereikbaar via vacatures@rutgers.nl onder vermelding van het vacaturenummer. Kijk ook op www.rutgers.nl. Reacties op deze functie dienen uiterlijk 5 mei 2019 bij ons binnen te zijn. Reageren op deze vacature kan uitsluitend via de link in de betreffende vacature op www.rutgers.nl/vacatures. De eerste gespreksronde staat gepland op 10 mei 2019. De tweede gespreksronde staat gepland op 15 mei 2019. Gelieve met deze voornoemde data rekening te houden. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.