MEDEWERKER PROJECTSECRETARIAAT

Full Time
Utrecht
Posted 1 week ago

36 uur per week, vacaturenummer 2018-16

 

Functie-Inhoud en verantwoordelijkheden

Wegens uitbreiding van werkzaamheden is Rutgers op zoek naar een secretariële duizendpoot. De afdeling bestaat uit vier medewerkers projectsecretariaat en twee receptionisten, je ontvangt leiding van de manager Algemene Zaken. Het team ondersteunt de afdelingen Nationale programma’s, Internationale programma’s, Communicatie en Advocacy. Jouw focus zal voornamelijk komen te liggen op ondersteuning van ons internationale werk.

 

Taken

De werkzaamheden zijn zeer divers, en bestaan uit onder andere:

 

Algemene secretariële werkzaamheden:

  • Beheren en afhandelen van de algemene mailbox.
  • Bijhouden van het digitale projectenarchief.
  • Achtervang voor de receptie bij het ontvangen van bezoek en het inrichten van vergaderzalen.
  • Verzorgen van correspondentie in het Nederlands, Engels en Frans.
  • Het redigeren en in huisstijl lay-outen van rapporten, jaarverslagen en andere output van de organisatie.
  • Het up-to-date houden van het relatiebestand in Microsoft CRM.

 

Projectondersteuning voor onze internationale projecten:

  • Boeken van vluchten en hotels, regelen van visa voor zowel onze uitreizende collega’s als inreizende partnerrelaties.
  • In opdracht van en samen met een projectleider: zelfstandig organiseren van (internationale) bijeenkomsten van begin tot eind (vluchten, hotels, accommodatie, per diems, verslaglegging).

 

Wij vragen

Onze nieuwe collega heeft idealiter een afgeronde secretariële opleiding en beschikt over een MBO+/HBO werkniveau. 1 jaar werkervaring is een pré. Je bent een teamplayer, stressbestendig en communicatief sterk. Je houdt moeiteloos het overzicht en denkt in mogelijkheden en oplossingen. Je bent in staat om meerdere taken tegelijk uit te voeren en om te werken in een hectische internationaal opererende werkomgeving.

 

Overige competenties:

  • Uitstekende kennis van het MS Office pakket (Word/Excel/Outlook/Sharepoint/CRM).
  • Aantoonbare kennis van de Nederlandse, Engelse en Franse taal.

 

Wij bieden

Het betreft een aanstelling voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging met nog een jaar. Voor deze functie is de CAO-GGZ van toepassing. De salariëring bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring bij een 36-urige werkweek minimaal € 1.843,= en maximaal € 2.863,= bruto per maand (FWG-schaal 40).

 

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Anita van Ekris, manager Algemene zaken, bereikbaar via vacatures@rutgers.nl onder vermelding van het vacaturenummer.

Onze websites www.rutgers.nl / www.rutgers.international geven een goed beeld van het werk van Rutgers.

 

Reacties op deze functie dienen uiterlijk 30 september 2018 bij ons binnen te zijn. Reageren op deze vacature kan uitsluitend via de link in de betreffende vacature op www.rutgers.nl/vacatures.

 

De eerste gespreksronde staat gepland op dinsdag 9 oktober 2018. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

 

 

Jouw persoonlijke gegevens zullen zes maanden na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd worden.

 

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd.

 

Mocht dit niet jouw droombaan zijn, ondersteun Rutgers dan door deze vacature te delen binnen jouw netwerk.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.

Job Features

Job CategoryProjectmedewerker